Inventario
Il conteggio fisico della merce in magazzino, in cella e in dispensa, valorizzato ai prezzi di acquisto. Fatto a inizio e fine mese trasforma gli acquisti in consumi e rende calcolabile il food cost reale; ogni settimana sulla classe A intercetta gli sprechi.
L'inventario è l'unico modo per sapere quanto cibo è uscito davvero dalla cucina. Le fatture dicono quanto hai comprato, le comande quanto hai venduto: la differenza fra i due, al netto di ciò che resta in cella, è il consumo reale, con dentro porzioni abbondanti, scarti, scaduti e ammanchi. Senza inventario il food cost reale non esiste e si lavora solo sul teorico delle ricette.
Si conta per unità di acquisto, chili, pezzi, bottiglie, cartoni, e si valorizza al prezzo dell'ultima fattura. Il completo si fa almeno una volta al mese, lo stesso giorno per tutti i reparti; quello degli articoli di classe A, carne, pesce, latticini e cantina, ogni settimana, perché lì sta l'80% della spesa e lì si vedono prima i problemi.
L'inventario non è la giacenza, che è il suo risultato, e non è la scorta minima, che è una soglia per riordinare. È un'operazione che costa tempo, due-tre ore al mese per un locale medio, e che ripaga solo se i numeri vengono poi confrontati con il teorico.
Formula
Consumo = Giacenza iniziale + Acquisti − Giacenza finale; Food cost reale % = Consumo ÷ Ricavi netti × 100
Esempio
Inventario del 1° del mese 4.200 €, acquisti 11.800 €, inventario del 31 4.600 €: consumo 11.400 €, su 36.000 € di ricavi netti il 31,7%. Le ricette vendute nello stesso mese valevano 10.260 €, il 28,5%: 1.140 € sono usciti dalla cucina senza essere venduti, e l'inventario per articolo dice da dove.
Perché conta in un ristorante
Tre punti di scostamento fra food cost teorico e reale, su 36.000 € di ricavi al mese, sono 1.140 € al mese e 13.680 € all'anno. Senza inventario quei soldi non hanno un nome: possono essere porzioni di guanciale da 60 g invece di 45, pesce scaduto in cella, bottiglie aperte al bar e non contate, un fornitore che consegna 9 kg su una bolla da 10. L'inventario per articolo divide quella cifra per prodotto e la rende cercabile.
C'è poi un effetto indiretto: una cucina che sa di essere contata ogni settimana pesa di più e spreca meno. La sola introduzione dell'inventario settimanale sugli articoli di classe A abbassa lo scostamento di uno o due punti prima ancora di trovare le cause.
Come si fa in pratica
- Fissa un giorno e un'ora, per esempio il lunedì mattina prima delle consegne, e conta tutti i reparti nello stesso momento: cucina, bar, cantina, dispensa.
- Usa una lista già ordinata per posizione fisica, cella per cella e scaffale per scaffale, con l'unità di acquisto accanto a ogni articolo. Si conta più in fretta e non si salta niente.
- Conta le confezioni aperte per la parte che resta e le preparazioni già fatte al costo della ricetta.
- Valorizza al prezzo dell'ultima fattura e somma per reparto.
- Confronta con il teorico: consumo reale per articolo contro consumo da ricette. Dove la differenza supera il 5% vai a vedere.
Gli errori più comuni
- Contare in unità diverse da quelle delle fatture: le porzioni di carne in cella contro i chili in fattura non si confrontano.
- Dimenticare i semilavorati: 15 kg di ragù o 8 litri di fondo sono merce valorizzabile che, se manca dal conto, gonfia il consumo del mese.
- Contare reparti diversi in giorni diversi: la giacenza del locale non è più una fotografia ma un collage.
- Fare il conteggio e non confrontarlo con niente: un inventario che finisce in un cassetto è tempo perso.
- Trascrivere dal foglio al computer: ogni passaggio aggiunge errori, e il mese dopo nessuno si fida più dei numeri.
Nel gestionale
Un software di conteggio da telefono propone la lista nell'ordine della cella, suggerisce la quantità attesa da fatture e vendite e calcola la differenza sul posto. Le fatture elettroniche importate tengono aggiornati i prezzi per la valorizzazione, e il confronto con il consumo teorico delle ricette esce per articolo senza fogli di calcolo. Il tempo di un inventario completo scende da due-tre ore a meno di una, e la trascrizione sparisce.
Frequenza di conteggio per classe ABC
| Classe | Quota della spesa | Articoli tipici | Frequenza di inventario |
|---|---|---|---|
| A | Circa l'80% con il 20% delle referenze | Carne, pesce, latticini, vini di punta | Ogni settimana, lo stesso giorno |
| B | Dal 80% al 95% | Salumi, formaggi, oli, surgelati | Ogni mese, con il completo |
| C | L'ultimo 5% | Spezie, condimenti, materiale di consumo | Ogni mese o trimestre, a campione |
Domande frequenti
Ogni quanto si fa l'inventario in un ristorante?
Il completo una volta al mese, lo stesso giorno per tutti i reparti, perché serve a calcolare il food cost reale del mese. Gli articoli di classe A, cioè carne, pesce, latticini e i vini che pesano di più sulla spesa, ogni settimana: sono il 20% delle referenze ma l'80% dei soldi, e lì i problemi si vedono in sette giorni invece che in trenta.
Quanto tempo ci vuole per fare l'inventario?
In un locale medio con 250-300 referenze, due-tre ore in due persone con una lista cartacea, meno di un'ora con il conteggio da telefono ordinato per posizione e con le quantità suggerite. Il settimanale della classe A sono 30-40 referenze e richiede venti minuti.
L'inventario si fa a prezzo di listino o di fattura?
Di fattura, l'ultima disponibile per ogni articolo. Il listino di inizio anno non registra i rincari che i fornitori applicano senza avvisare, e una giacenza valorizzata a prezzi vecchi del 10% sbaglia il food cost del mese. Con fatture elettroniche importate nel gestionale il prezzo si aggiorna da solo.
Cosa si fa con la differenza fra inventario teorico e reale?
Si va per articolo. Uno scostamento di 1-2 punti sul totale è fisiologico; oltre i 3 si cerca. Guanciale consumato il 30% più del teorico: porzioni. Pesce: scaduti o resa. Vino: bottiglie aperte e dosi al banco. Un articolo con differenza costante ogni settimana ha una causa fissa, e di solito si risolve con una bilancia o un'etichetta.
Per approfondire
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