Gestione turni e personale del ristorante, dal planning alla timbratura
Fai lo schema turni della settimana trascinando i blocchi, guardi la giornata come una timeline con chi c'è ora per ora, e il team timbra dal telefono confermando di essere nel locale. Le presenze si confrontano da sole con i turni: ritardi, uscite mancanti e timbrature fuori sede le trovi già segnalate, pronte da mandare al consulente del lavoro.
Tutto quello che serve per i turni del locale
Schema turni settimanale a blocchi
Una riga per persona raggruppata per mansione, un blocco colorato per turno. Trascini per spostare, Alt per copiare, e riparti dalla settimana precedente con un clic.
Timeline della giornata
La giornata sull'asse delle ore: allunghi e sposti i turni a scatti di 15 minuti e vedi in cima quante persone ci sono in ogni quarto d'ora.
Timbratura con la posizione del locale
Entrata, pausa e uscita dal telefono o dal computer, con la distanza dal locale. Raggio e regola fuori sede li scegli tu, sede per sede.
Rilevazione presenze automatica
Ogni timbratura si aggancia al suo turno: ore lavorate su quelle previste, ritardi, uscite mancanti, fuori sede e assenze, con un riepilogo per persona.
Mansioni e mansionario
Chef, cuoco, pizzaiolo, cameriere: ogni mansione ha il suo colore, la descrizione e i compiti, che chi è di turno ritrova nella sua pagina.
Riposi, pause e ore da contratto
Avvisi sulle 11 ore di riposo, sulle pause oltre le 6 ore, sul giorno di riposo settimanale e sulle ore oltre il contratto, prima di pubblicare.
PDF dei turni ed export presenze
Il foglio della settimana da appendere in cucina e il file delle presenze del mese da mandare al consulente del lavoro.
Ruoli, sedi e costi riservati
Chi pianifica, chi vede solo il suo turno, chi vede il costo del lavoro: lo decidi con i ruoli, sede per sede.
Un turno in pochi secondi: persona, mansione, orario
Scegli la persona e la mansione, poi l'orario da una delle fasce pronte o a mano: il turno che passa la mezzanotte resta della sua giornata di servizio. Le persone sono divise tra chi copre quella mansione e chi no, così non metti il cameriere a fare il cuoco per sbaglio. Sotto ritrovi il mansionario della mansione, e le note che scrivi le legge chi è di turno.
La giornata ora per ora, con chi c'è davvero
Nella vista giornata ogni turno è una barra sull'asse delle ore: la trascini per spostarla e ne tiri i bordi per cambiare l'orario. Sotto ogni turno compare la presenza timbrata, verde se regolare e arancione se c'è qualcosa da controllare, e in cima una striscia mostra quante persone sono in servizio in ogni quarto d'ora: i buchi di copertura si vedono prima del servizio, non durante.
Timbrature dal telefono, con la posizione del locale
Imposti la posizione della sede una volta, dall'indirizzo o con “Sono qui” dal locale, e scegli il raggio. Poi decidi cosa succede se qualcuno timbra da lontano: si timbra lo stesso e il responsabile vede la segnalazione, oppure non si può iniziare il turno. La posizione si legge solo al momento della timbratura e le coordinate non vengono salvate.
Presenze confrontate con i turni, senza fogli Excel
Per ogni persona vedi le ore timbrate rispetto a quelle previste e quanto avrebbe dovuto lavorare fino a oggi. Sotto, turno per turno: entrata, uscita, pausa, ore lavorate e la differenza con il planning, con i ritardi, le uscite mancanti e le timbrature fuori sede già segnalate. Con un clic esporti la settimana o il mese per il consulente del lavoro.
Ognuno vede il suo turno e la sua settimana
Il dipendente apre Il mio turno e trova l'orario di oggi, la sede, le note del responsabile e i compiti della sua mansione. Accanto, la sua settimana come timeline con le ore di turno, quelle già timbrate e il confronto con il contratto. Il pulsante per iniziare compare mezz'ora prima del turno: niente timbrature fatte ore prima.
Il personale di ogni sede, con mansioni e contratto
Per ogni sede l'elenco di chi ci lavora: mansione principale e quelle che può coprire, tipo di contratto e ore settimanali, account Qubi collegato e, per chi ha il permesso, il costo orario. Una persona nuova nasce nella sede in cui sei e si aggiunge alle altre dalla sua scheda. Chi non usa Qubi compare lo stesso nel planning.
Un mansionario chiaro per ogni ruolo in cucina e in sala
Ogni mansione ha un colore, una descrizione e un elenco di compiti numerati: apparecchiare i tavoli, preparare la postazione, chiudere la cassa. Parti dalle mansioni di un ristorante tipo e le adatti al tuo locale. Chi ha il turno con quella mansione ritrova i compiti nella sua pagina.
Il foglio dei turni da appendere in cucina
Dal Planning scarichi il PDF della settimana: persone raggruppate per mansione, turni con orario e pausa, turni ancora da assegnare, ore di ciascuno rispetto al contratto, totali per giorno e note dei turni. Sta in una pagina A4 orizzontale e si legge anche in bianco e nero. Niente costi: è per tutto il team.
Si timbra in due tocchi, dal locale
Il dipendente preme “Inizia turno”, Qubi legge la posizione e mostra “Sei a 3 m da Qubi Napoli”: conferma e il turno parte. Pausa, ripresa e fine turno con un tocco, senza installare nessuna app e senza badge da comprare. L'ora registrata è quella del server, la stessa per tutti.
Domande frequenti
Turni, timbrature e presenze del personale: le risposte prima di iniziare.
Come si fa lo schema dei turni della settimana?
Nel Planning ogni persona ha una riga, raggruppata per mansione, e ogni giorno una colonna. Clicchi su una cella vuota per aggiungere un turno, scegli l'orario tra le fasce già pronte (pranzo, cena, spezzato) o lo scrivi a mano, e trascini i blocchi per spostarli da un giorno o da una persona all'altra; tenendo premuto Alt li copi. Con "Copia settimana precedente" riparti dalla settimana scorsa e cambi solo quello che serve.
Come funziona la timbratura con la posizione?
Il dipendente apre Il mio turno dal telefono o dal computer e preme "Inizia turno": Qubi legge la posizione una sola volta, mostra a quanti metri si trova dal locale e chiede la conferma. Se è dentro il raggio della sede la timbratura risulta "in sede"; se è lontano puoi scegliere, per ogni sede, se lasciarlo timbrare segnalando la presenza al responsabile oppure non fargli iniziare il turno. Il raggio lo decidi tu, e la posizione del locale si imposta una volta sola, anche dal locale con "Sono qui".
La posizione dei dipendenti viene seguita durante il turno?
No. La posizione si legge solo nel momento in cui si timbra, mai durante il turno, e le coordinate del telefono non vengono salvate: restano soltanto la distanza dal locale e se la timbratura era dentro o fuori dal raggio. La prima volta il dipendente vede una spiegazione di cosa viene registrato.
Serve installare un'app?
No. Il mio turno è una pagina di Qubi che funziona dal browser del telefono e del computer: il dipendente entra con il suo account, vede i suoi turni della settimana e timbra entrata, pausa e uscita. Chi non usa Qubi compare comunque nel planning e nel PDF dei turni.
Si può iniziare il turno quando si vuole?
Il pulsante "Inizia turno" compare mezz'ora prima dell'inizio del turno pianificato: prima la pagina dice da che ora si potrà timbrare. L'ora che conta è quella del server, non quella del telefono. Chi viene chiamato all'ultimo momento senza un turno in programma può comunque iniziare un turno non pianificato, che nelle presenze viene segnalato come tale.
Qubi controlla le ore di riposo e le pause?
Sì, come avvisi nel planning: meno di 11 ore di riposo tra la fine di un turno e l'inizio del successivo (D.Lgs. 66/2003), giornate oltre le 6 ore senza pausa, settimane senza un giorno di riposo, ore oltre quelle del contratto e turni che si sovrappongono. Il turno spezzato di pranzo e cena nella stessa giornata non viene scambiato per un riposo mancato. Una persona si assegna solo alle mansioni che copre davvero.
Cosa succede se un dipendente dimentica di timbrare l'uscita?
Nelle Presenze la riga viene segnata come "Uscita mancante" e le ore restano da verificare: Qubi non inventa un orario. Allo stesso modo trovi segnalati i ritardi oltre i 10 minuti, le uscite anticipate, le timbrature fuori sede e i turni pubblicati senza nessuna timbratura.
Posso esportare le presenze per il consulente del lavoro?
Sì: dalle Presenze scarichi un file per la settimana o per tutto il mese con giorno, persona, turno pianificato, entrata, uscita, pause, ore lavorate e pianificate e le note da controllare. Si apre in Excel ed è pronto da mandare al consulente per le buste paga.
Posso stampare i turni da appendere in cucina?
Sì. Dal Planning scarichi il PDF della settimana in A4 orizzontale: una riga per persona raggruppata per mansione, i turni con orario e pausa, i turni ancora da assegnare, le ore di ciascuno, i totali per giorno e le note dei turni. Si adatta per stare in una pagina e si legge anche stampato in bianco e nero. Non contiene costi.
Chi vede i turni e chi può modificarli?
Lo decidi con i ruoli di Qubi. Chi gestisce il planning crea i turni in bozza e li pubblica quando sono pronti: fino ad allora il team non li vede. Il resto del personale vede i turni pubblicati e il proprio turno; il costo orario e il costo del lavoro li vede solo chi ha quel permesso. I turni già cominciati non si modificano più: da lì in poi contano le timbrature.
Funziona con più sedi?
Sì. Ogni sede ha il suo planning, le sue presenze, la sua posizione e il suo raggio di timbratura. Una persona può lavorare in una sede o in più sedi, e le mansioni con il loro mansionario sono le stesse in tutto il gruppo.
In quali piani è inclusa?
In tutti i piani di Qubi. Il personale che non usa Qubi compare comunque nel planning, nel PDF dei turni e nelle presenze senza un account; chi deve vedere i propri turni e timbrare usa un utente dell'attività, con il ruolo che decidi tu.