Gestione del magazzino e dell'inventario per ristoranti, bar e pizzerie

Una conta settimanale di 30 referenze richiede venti minuti. È il punto in cui il food cost smette di essere una stima: senza giacenza iniziale e finale lo stai calcolando sugli acquisti, e in un mese in cui hai riempito la cella per un evento il numero sarà falsato in un senso, il mese dopo nell'altro.

Il numero che rivela i problemi

Lo scostamento inventariale è la differenza fra la giacenza teorica — quella che risulta da carichi e scarichi da ricetta — e quella contata davvero. Sotto il 2% è fisiologico; sopra il 5% quasi sempre si tratta di porzionature non standardizzate o di scarti mai registrati.

Con che prezzo valorizzare

• Ultimo prezzo pagato: semplice, va bene per le conte settimanali operative.
• Costo medio ponderato: il più equilibrato, è lo standard per la chiusura del mese.
• FIFO valorizzato: il più preciso, ma ha senso solo se già tracci i lotti per la conformità HACCP.

1. Il carico: far entrare la merce con il prezzo giusto

Ogni arrivo va registrato con quantità, lotto, scadenza e prezzo effettivamente pagato — che non è quello del listino. In Qubi il carico nasce dall'ordine o dalla fattura del fornitore: segnali gli articoli non arrivati, le quantità diverse e i prezzi variati, e il movimento si genera da lì. È anche il punto in cui il nuovo prezzo d'acquisto entra nel costo di tutte le ricette che usano quell'articolo.

2. Lo scarico: far uscire la merce quando si cucina

Lo scarico manuale a fine giornata non lo fa nessuno, e ha senso: sono decine di righe. Qui lo generano le vendite e le produzioni di ricetta, scendendo anche nelle sottoricette. Lo scarico manuale resta per i casi veri — una cella rotta, un omaggio, una rottura — e ogni riga porta con sé chi l'ha fatta e quando.

3. La giacenza: sapere cosa c'è, per lotto

Una giacenza totale per articolo non basta a gestire il fresco: serve sapere quanto c'è di quel lotto, con quella scadenza. È l'unico modo per applicare FIFO e FEFO davvero, e per rispondere a un'ispezione risalendo dal piatto al fornitore in pochi passaggi.

4. La conta: verificare che i tre punti sopra dicano il vero

La conta fisica è il controllo di tutto il resto. Qubi confronta la giacenza contata con quella teorica, genera i movimenti di spreco sulla differenza e la valorizza in euro: la riga ti dice quanto è costato il mese, non soltanto che qualcosa non torna.

Indice di rotazione

Consumo del periodo diviso giacenza media: quante volte il magazzino si rinnova. Rotazione bassa significa capitale fermo e rischio di scadenza; rotazione altissima sul fresco può voler dire che ordini troppo spesso in piccole quantità, pagando di più al chilo.

Giorni di copertura

Giacenza attuale diviso consumo medio giornaliero. È il più leggibile per il lavoro quotidiano: "ho sei giorni di mozzarella" si capisce al volo, mentre "rotazione 5,2" richiede un'interpretazione.