Fattura elettronica (SDI)
La fattura in formato XML trasmessa attraverso il Sistema di Interscambio dell'Agenzia delle Entrate. Per un ristorante è anche la fonte più affidabile dei prezzi di acquisto, riga per riga.
Dal 2019 le fatture fra imprese passano dal Sistema di Interscambio, in un formato XML che contiene ogni riga: descrizione dell'articolo, quantità, unità di misura, prezzo unitario, sconti, aliquota IVA. Il commercialista le riceve per la contabilità, e per lui conta il totale. Per la gestione del locale contano le righe: sono l'unico posto dove il prezzo pagato per ogni ingrediente sta scritto, senza ricopiature.
Importare le fatture elettroniche nel gestionale significa avere il prezzo aggiornato di ogni materia prima senza digitarlo, e quindi il costo delle ricette sempre attuale. È anche il modo più semplice per accorgersi di un rincaro: il guanciale che passa da 18 a 19,80 €/kg non lo vedi sul DDT, che non ha i prezzi, né sul totale della fattura differita, dove è diluito fra cento righe. Lo vedi confrontando la riga con quella del mese prima.
La fattura elettronica non è il documento con cui si carica l'inventario: la merce entra con il DDT, spesso settimane prima. E non è un listino: il prezzo in fattura è quello pagato, che può includere sconti di riga o di fine documento da leggere per capire il prezzo vero al chilo.
Esempio
Il guanciale passa da 18 a 19,80 €/kg, un rincaro del 10%. I 45 g della carbonara passano da 0,81 a 0,89 €, il piatto da 1,95 a 2,03 € e il food cost, su 10 € netti, dal 19,5% al 20,3%. Su 300 carbonare al mese sono 24 € di margine in meno: pochi, ma è un solo ingrediente di un solo piatto, e il rincaro lo hai scoperto da una riga di fattura, non dal food cost reale di fine mese.
Perché conta: le righe valgono più del totale
Un ristorante riceve decine di fatture al mese, con centinaia di righe. Ogni riga risponde a tre domande: quanto costa oggi questo ingrediente, quanto costava il mese scorso, e quindi quanto costa oggi ogni piatto che lo contiene. Senza le righe, il costo delle ricette è quello del giorno in cui le hai scritte.
La trattoria da 60 coperti compra 10.240 € di materie prime al mese. Un rincaro medio del 3% non segnalato e non ribaltato sui prezzi sono 307 € al mese, quasi il 10% dell'utile di 3.270 €. Le fatture elettroniche sono il posto dove quel 3% si vede per primo.
Come si usa in pratica
- 1. Recupera i file XML: dal portale Fatture e Corrispettivi dell'Agenzia delle Entrate, dal tuo intermediario o dal commercialista. Il PDF di cortesia non basta, le righe stanno nell'XML.
- 2. Importa le fatture nel gestionale e collega ogni riga alla materia prima corrispondente. La prima volta è lavoro; dalla seconda il collegamento si ricorda.
- 3. Controlla l'unità di misura: il prezzo deve finire sulla materia prima nell'unità in cui la usi nelle ricette, di solito al chilo o al litro.
- 4. Lascia che il nuovo prezzo aggiorni il costo delle ricette e guarda quali piatti hanno cambiato food cost.
- 5. Quadra la fattura con i DDT corretti alla consegna e con il listino concordato: quantità e prezzi diversi si contestano con la nota di credito.
Immediata, differita, accompagnatoria
La fattura immediata arriva per ogni consegna e porta quantità e prezzi insieme: è la più comoda da controllare. La fattura accompagnatoria viaggia con la merce e fa anche da documento di trasporto. La fattura differita arriva a fine mese e riassume i DDT del periodo: è la più diffusa fra i fornitori di food e la più insidiosa, perché separa il momento in cui controlli la merce da quello in cui vedi i prezzi. La regola è: quantità dal DDT alla consegna, prezzi dalla fattura a fine mese, e un confronto fra i due.
Gli errori più comuni
- Descrizioni che cambiano: «GUANCIALE STAG. 1/2» e «Guanciale stagionato metà» sono lo stesso articolo, ma un collegamento per nome li vede diversi. Il codice articolo del fornitore, quando c'è, è più stabile.
- Unità di misura al pezzo per prodotti a peso: un collo da 2,5 kg a 45 € «al pezzo» va convertito in 18 €/kg, altrimenti la ricetta costa il doppio o la metà.
- Sconti in fondo al documento: il prezzo di riga è pieno e lo sconto arriva nel totale. Il costo vero al chilo è quello scontato.
- Note di credito ignorate: la merce resa o mancante abbassa il costo del mese, e se non le registri il food cost reale sale senza motivo.
Nel gestionale
Il flusso che funziona è: fattura importata, righe collegate alle materie prime, prezzo aggiornato, ricette ricalcolate, rincaro segnalato. Da lì partono due controlli utili: il confronto dello stesso articolo fra fornitori diversi, per vedere chi oggi lo vende a meno, e la storia del prezzo di ogni ingrediente, per vedere quando è cambiato e di quanto. Nessuno dei due esiste se le fatture restano nel cassetto del commercialista.
Cosa c'è in una riga della fattura XML e a cosa serve in cucina
| Campo della riga | A cosa serve |
|---|---|
| Descrizione | Riconoscere l'articolo e collegarlo alla materia prima del gestionale: è il campo che cambia più spesso |
| Codice articolo del fornitore | Quando c'è, è il collegamento più stabile: la descrizione cambia, il codice di rado |
| Quantità e unità di misura | Capire se il prezzo è al chilo, al pezzo o al collo: «PZ» per un collo da 2,5 kg nasconde il prezzo al chilo |
| Prezzo unitario e sconto | Il prezzo netto da scrivere sulla materia prima, al netto degli sconti di riga |
| Aliquota IVA | Da escludere dal costo: l'IVA sugli acquisti si detrae, non è un costo |
| Riferimento ai DDT | Nella fattura differita: quadrare le righe con le consegne del mese |
Domande frequenti
La fattura elettronica basta per tenere l'inventario?
No. La fattura differita arriva a fine mese, mentre la merce è entrata settimane prima con il DDT: se carichi l'inventario dalla fattura, la giacenza resta sbagliata per tutto il mese. La fattura serve per i prezzi e per la quadratura; il carico si fa dal DDT alla consegna, con le quantità controllate.
Il prezzo nelle ricette si mette con o senza IVA?
Senza. L'IVA pagata sugli acquisti si detrae da quella incassata sulle vendite, quindi non è un costo del locale. Il costo della materia prima è il prezzo unitario di riga al netto degli sconti e dell'IVA, nell'unità che usi nelle ricette: al chilo, al litro o al pezzo.
Come mi accorgo di un rincaro di un fornitore?
Confrontando il prezzo di riga dell'ultima fattura con quello della fattura precedente dello stesso articolo. Il DDT non ha i prezzi e il totale della fattura differita li nasconde. Un gestionale che importa le fatture tiene la storia del prezzo di ogni materia prima e segnala quando cambia, insieme ai piatti che ne risentono.
Dove trovo i file XML delle fatture ricevute?
Nel portale Fatture e Corrispettivi dell'Agenzia delle Entrate, dove il Sistema di Interscambio le mette a disposizione, oppure presso l'intermediario o il software di fatturazione che le riceve per te, oppure dal commercialista. Il PDF di cortesia che manda il fornitore non è la fattura e spesso non ha tutte le righe.
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