DDT (documento di trasporto)
Il documento che accompagna la merce dal fornitore al locale quando la fattura viene emessa dopo, di solito a fine mese. Riporta articoli e quantità, raramente i prezzi.
Il DDT, documento di trasporto, è il foglio che viaggia con la merce quando il fornitore non emette la fattura alla consegna ma la rimanda a fine mese, in un'unica fattura differita. Riporta data, mittente e destinatario, gli articoli con le quantità, spesso il vettore. I prezzi compaiono di rado, perché il DDT prova il trasferimento fisico della merce, non chiede il pagamento.
Per il locale è il momento in cui la merce entra davvero in magazzino. È quindi il documento giusto per caricare l'inventario e per controllare che quantità e qualità consegnate siano quelle ordinate. Quando arriva la fattura di fine mese, che somma venti consegne, le differenze non si vedono più: il cartone in meno è diventato una riga fra centinaia.
Non va confuso con la fattura accompagnatoria, che è una fattura vera e propria che viaggia con la merce, né con l'ordine. L'ordine dice cosa hai chiesto, il DDT cosa ti hanno portato, la fattura cosa ti chiedono di pagare. Dove i tre non coincidono sta il margine che si perde senza accorgersene.
Perché il controllo si fa alla consegna
Un collo di controfiletto da 5 kg a 26 €/kg che arriva con 4 kg vale 26 € di merce fatturata e mai entrata in cucina. Se il controllo lo fai sul DDT, alla consegna, lo annoti e il fornitore lo storna. Se lo fai sulla fattura di fine mese, trovi una riga «controfiletto 5 kg» che coincide con l'ordine e non hai modo di dimostrare il contrario.
Lo stesso vale per qualità e temperatura: il pesce arrivato a 8 °C invece che sul ghiaccio, i pomodori ammaccati, il formaggio con la data corta. Si contestano alla porta, con il vettore presente; a fine mese non esistono più. Il DDT è il documento operativo dell'acquisto, la fattura è solo quello contabile.
Come si controlla una consegna
- 1. Confronta il DDT con l'ordine, riga per riga: articoli mancanti, articoli non ordinati, quantità diverse.
- 2. Conta e pesa. I colli a peso variabile (carne, formaggi, pesce) si pesano: il DDT riporta il peso dichiarato, non quello che hai in mano.
- 3. Controlla temperatura e integrità dei refrigerati e dei surgelati, come prevede il piano HACCP del locale, e annota la lettura.
- 4. Controlla le date: un prodotto con pochi giorni di vita in una cella che ruota lentamente è uno scaduto annunciato.
- 5. Scrivi le differenze sul DDT, falle controfirmare dal vettore, tieni la tua copia.
- 6. Carica l'inventario dal DDT corretto, non dall'ordine e non dalla fattura.
DDT e fattura differita: la quadratura di fine mese
La fattura differita richiama i DDT a cui si riferisce. La quadratura verifica quattro cose: che ogni DDT del mese sia in fattura, che nessun DDT sia fatturato due volte, che le quantità siano quelle del DDT corretto a mano e non dell'originale, e che i prezzi siano quelli del listino concordato. Dove non torna, si chiede la nota di credito prima di pagare.
È anche il momento in cui scopri i prezzi. Il DDT non li riporta, quindi un rincaro del 10% sul guanciale lo vedi solo alla fattura differita, quando hai già servito un mese di carbonare al prezzo vecchio. Per questo conviene confrontare la fattura con il listino, riga per riga.
Gli errori più comuni
- Firmare il DDT senza aprire i colli, perché il corriere ha fretta. La firma senza riserve vale come accettazione della consegna così com'è.
- Caricare l'inventario dall'ordine: se mancano 4 kg di pomodori, il magazzino li conta e il food cost reale se li ritrova come spreco inspiegabile.
- Perdere i DDT nel cassetto e quadrare la fattura differita a memoria. Senza i DDT corretti la fattura ha sempre ragione.
- Accettare il peso dichiarato dei colli a peso variabile: la differenza con il peso reale è uno dei posti dove il margine sparisce.
Nel gestionale
Il flusso pulito è ordine, ricevimento dal DDT, inventario. L'ordine resta aperto finché non arriva la merce; al ricevimento registri quantità, lotti e scadenze, e la giacenza si aggiorna. Quando arriva la fattura elettronica, le righe si confrontano con il ricevimento e con il listino: le differenze di quantità e di prezzo saltano fuori da sole, invece di restare dentro un totale di fine mese.
I documenti di un acquisto, dall'ordine al pagamento
| Documento | Quando | Cosa contiene | A cosa serve al locale |
|---|---|---|---|
| Ordine | Prima della consegna | Articoli, quantità, prezzi concordati | Fissa cosa aspettarsi e a quale prezzo |
| DDT | Con la merce | Articoli, quantità, data, vettore; prezzi di rado | Controllo della consegna e carico dell'inventario |
| Fattura immediata o accompagnatoria | Con la merce | Righe con quantità, prezzi, IVA | Controllo e contabilità nello stesso momento |
| Fattura differita | A fine mese | Tutte le righe del periodo, con il richiamo ai DDT | Quadratura con i DDT e aggiornamento dei prezzi |
| Nota di credito | Dopo una contestazione | Lo storno della merce mancante o resa | Chiude la differenza annotata sul DDT |
Domande frequenti
Il DDT riporta i prezzi?
Di solito no, perché serve a provare il trasporto e la consegna della merce, non a chiedere il pagamento. Alcuni fornitori li indicano per comodità, ma la fonte dei prezzi resta la fattura, immediata o differita. Per non scoprire i rincari a fine mese conviene confrontare la fattura con il listino concordato.
Quando carico l'inventario: al DDT o alla fattura?
Al DDT, perché è il momento in cui la merce entra fisicamente nel locale. Se carichi alla fattura differita, per settimane la giacenza non corrisponde a quello che hai in cella e il food cost del periodo perde senso. La fattura serve dopo, per i prezzi e per la quadratura.
Cosa faccio se la quantità consegnata è diversa da quella sul DDT?
Scrivi la differenza sul DDT, in modo leggibile, e falla controfirmare dal vettore prima che riparta. Carica in inventario la quantità reale. A fine mese, se la fattura riporta la quantità originale, chiedi la nota di credito citando il DDT e la data.
Il DDT va conservato dopo che è arrivata la fattura?
Sì: la fattura differita lo richiama, e il DDT con le tue annotazioni è l'unica prova di cosa è stato consegnato davvero. Conservalo insieme alla fattura a cui si riferisce. Per i termini di conservazione fiscale chiedi al tuo commercialista.
Per approfondire
Questi numeri, sul tuo locale
Qubi collega ricette, fatture dei fornitori, inventario e vendite, e tiene aggiornati food cost, margini e scadenze senza fogli di calcolo.