Chissà quante volte te lo sarai chiesto: per il calcolo del food cost e del beverage cost, è meglio Excel o un Software gestionale?

Se ti stai domandando se sia possibile calcolare il food cost con Excel la nostra risposta è sì, ma con molta cautela, e ti spieghiamo subito perché.

Excel permette di eseguire calcoli sui dati, distribuendoli su tabelle e grafici. Ottimo per iniziare a calcolare il food cost, ma sarà sufficiente?

Posto che si abbia il tempo per farlo, imparare ad utilizzare un nuovo strumento di lavoro per eseguire in automatico una serie di comandi può essere esaltante, almeno fino a quando lo strumento non ci inceppa e le formule non saltano.

Creare un linguaggio che ti permetta di gestire i calcoli di un settore complicato come quello del food&beverage non è affatto semplice come può sembrare, anzi spesso significa dover trascurare la propria attività, il personale, i clienti, e ottenere comunque risultati deludenti.

Tuttavia una volta compreso che Excel è stato concepito come un foglio di calcolo e non come un elaboratore di dati – ovvero che Excel ad un tuo input dà in risposta 1 dato, mentre un Software ad un tuo input genera un record di dati – tutto comincia a farsi chiaro.

Sì, perché con Excel puoi aggiornare dei dati, ma con un Software gestionale puoi generare una serie di dati utili ad un controllo costante del food cost.

Per esempio Qubì Software è stato progettato per calcolare il food cost e mostrare i margini di guadagno per ogni piatto in meno di un minuto, con 3 semplici passaggi, dandoti la possibilità di valutare i costi di piatti, coperto e bevande proposti.

Inoltre sempre Qubì Software gestionale ti dà la possibilità di gestire contemporaneamente e in alcuni casi in modo automatico tutta una serie di situazioni, come la disponibilità della merce, l’approssimarsi della scadenza dei prodotti, la comparazione dei prezzi tra i fornitori, la generazione automatica di liste della spesa, la disponibilità di piatti e bevande. Per non parlare della possibilità di avere dati sempre aggiornati su valori energetici, allergeni e intolleranze di un piatto, di creare e catalogare ricette e menu, di elaborare ed esportare dati, come il report delle vendite giornaliere e molto altro ancora.

Ma veniamo al cuore del nostro tema, Excel VS Software Cloud. Parliamo di performance, stabilità e sicurezza, e vediamo le tre grandi differenze:

• Il foglio Excel può corrompersi o non aprirsi più (per svariati motivi) quindi il rischio di buttar via il tuo tempo e magari centinaia di ricette e prodotti catalogati è davvero molto alto. Con un Software cloud questo non può succedere, perché la piattaforma cloud – accessibile h24 con connessione ad Internet – garantisce velocità d’accesso, integrità dei dati e sicurezza.

• Excel lo devi installare sul tuo computer, ha dei limiti di calcolo e di spazio, e con il tempo la versione acquistata diverrà obsoleta. Il Software non ha bisogno di alcuna installazione, non ha limiti né di calcolo né di spazio, e sarà sempre aggiornato in tempo reale.

• Excel lo devi programmare tu, inserendo valori, funzioni e registrando le macro. Il Software per la gestione del food cost, è un prodotto già pronto, su cui hanno lavorato specialisti e tecnici del settore, che ne hanno testato e perfezionato le funzioni fino a raggiungere l’efficienza delle prestazioni, e per il quale hai a disposizione un’assistenza sempre attiva, con un team di esperti pronti a rispondere alle tue esigenze e ad assisterti passo dopo passo nell’utilizzo del prodotto e nella risoluzione dei problemi.

I vantaggi di gestire il tuo reparto Food&Beverage con un Software gestionale e una spesa minima mensile sono impagabili se ragionati in termini di risparmio di tempo, denaro ed energie.

Prova infatti a pensare a quanto tempo e denaro potresti guadagnare e risparmiare scegliendo una soluzione ad hoc per la tua attività. Rivolgersi a dei professionisti che lo fanno per mestiere significa darsi l’opportunità di trovare la soluzione ottimale per la gestione della propria azienda.

Proviamo a fare un esempio banale: un ristoratore che tenga alla propria carta dei vini e ai propri piatti, si metterebbe mai lui a produrre vino? Andrebbe lui a pescare tutte le mattine il pesce da vendere nel suo ristorante? Beh, noi pensiamo proprio di no. Anche perché in questo modo non avrebbe più tempo da dedicare alla propria attività e a se stesso.

La stessa cosa vale per la gestione del food cost, con un Software gestionale il professionista e il ristoratore hanno a disposizione uno strumento professionale che li aiuta a ridurre i costi e i tempi inutili e che permette loro di concentrare le attenzioni sul prodotto e sul servizio da offrire ai propri clienti.

Pensaci! Concentra il tempo dove serve alla tua attività e guadagna più tempo libero per te, per stare con le persone care e dedicarti ai tuoi hobby, perché anche questo è fondamentale per la corretta gestione di un’azienda: poter fare quello che ci rende felici.

Il Team di Qubì Software

Esatto! Il nuovo software di contabilità interna per il calcolo del break even point della propria attività è online, e a vostra disposizione in Visual Basic e Excel, già nel momento in cui leggete.

Da oggi potrete controllare con facilità tutte le entrate e le uscite della vostra attività: le entrate dei principali pasti della giornata e degli eventi di ristoro, dalla colazione alla banchettistica (passando per il lunch, il dinner, il brunch, il coffee break, il room service e l’asporto), e le uscite, ovvero tutti i costi fissi e i costi variabili, come i costi per l’affitto e gli stipendi del personale, le spese di luce, acqua e gas, i costi delle materie prime, di beverage e no food, i costi di lavanderia.

Incrociando entrate e uscite della vostra azienda infatti il nostro software di contabilità è in grado di trovare il Break even point (BEP), ovvero il punto di pareggio in cui ricavi totali e costi totali si equivalgono ed il profitto aziendale è pari a zero.

Tramite le schede di report, con i relativi grafici e tabelle, ogni giorno sarete quindi in grado di sapere se la vostra attività è in attivo o in passivo, e avrete la possibilità di correre ai ripari in caso di pericolo probabile o accertato!

All’interno di questo piccolo, ma pratico gestionale sono inoltre presenti molte altre funzioni, che vi permetteranno di monitorare la vostra attività giorno per giorno, senza aspettare i lunghi conteggi di fine mese, o peggio ancora trimestrali.

Tramite le impostazioni potrete definire il costo reale dei singoli pasti della giornata o di quelli dell’intera giornata, e al momento di elaborare un banchetto o di affittare la struttura, per una parte o per l’intera giornata, avrete la possibilità di ottenere subito il conteggio reale dei costi. (Questi dati uniti al calcolo dei costi dei piatti e delle bevande ricavati con Qubì Software renderanno possibile definire in pochissimo tempo il costo completo di un evento.)

Inoltre, impostando i flussi di uscita delle varie spese potrete sapere subito il costo fisso di ogni singolo piatto, bevanda, menù o camera affittata. E sempre collegando il nostro software per la contabilità interna al nostro software dedicato al calcolo del food cost, Qubì Software, avrete la possibilità di calcolare il food & beverage cost e tutti i costi fissi, e quindi di definire il reale guadagno, di ogni singola portata, bevanda, menù, evento o camera di hotel!

Oggi è davvero fondamentale essere informati in tempo reale di quello che accade nella nostra attività, calcolare i costi, monitorare le entrate e le uscite, e sapere subito dove si spende di più e perché, avere sotto controllo il Break even point (BEP), e correre ai ripari quando serve.

Le attuali versioni disponibili del nostro software per la contabilità sono 3:

• Ristorante, per le attività di ristorazione e somministrazione di alimenti e bevande
• Hotel e Ristorante, per gli alberghi e le strutture ricettive con bar/ristorante
• Hotel, per gli alberghi e le strutture ricettive prive di ristorante o bar

Visualizza tutte le caratteristiche del software

Il Team di Qubì Software

Ti abbiamo promesso che ti avremmo tenuto aggiornato su tutti gli upgrade e i miglioramenti di Qubì, il Software per il calcolo del Food Cost: eccoci qua!

Qubì cresce, migliora e si evolve costantemente perché vogliamo che tu abbia sempre a disposizione gli strumenti migliori e le funzioni più avanzate per il controllo e la gestione del Food Cost della tua attività, e la possibilità di utilizzarli nel modo più semplice e intuitivo possibile.

Qubì è un software ben strutturato e ti dà già la possibilità di lavorare con le personalizzazioni, dall’inserimento delle categorie e delle specifiche sui singoli prodotti all’export dati.

Ma poiché vogliamo garantirti sempre il meglio, recentemente abbiamo:

• inaugurato la sezione dei Tutorial Professionali in italiano e in inglese, con video, immagini parlanti e guida cartacea, per supportarti passo dopo passo con l’utilizzo del gestionale;
• migliorato l’esperienza di accesso al software, con schermate più accattivanti e intuitive (perché anche l’occhio vuole la sua parte);
• inserito un tasto per ottenere l’accesso all’applicazione direttamente dal proprio dispositivo al momento dell’acquisto (un modo ancora più rapido per accedere al gestionale);

Non ci resta che darti appuntamento su Qubì per scoprire e provare di persona tutti gli strumenti e le funzionalità del nostro gestionale.

Per acquistare Qubì Software scegli il piano più adatto alle tue necessità.

Se la tua demo è scaduta e vuoi prolungare il tuo periodo di prova richiedi una nuova demo.

Se vuoi ricevere l’assistenza dedicata di un nostro tutor richiedi una call gratuita.

Il Team di Qubì Software

È difficile da ammettere ma è così: chissà quanti soldi negli anni abbiamo sprecato per la naturale impossibilità di tenere a mente le scadenze di ogni singolo prodotto presente in magazzino, in congelatore, in cella. Per non parlare di quando, con l’occasione di usufruire di un ottimo prezzo, acquistiamo dei consistenti stock di merce con scadenza a medio termine, e in seguito ci accorgiamo che invece di fare l’affare abbiamo subìto il doppio della perdita.

Purtroppo il problema delle scadenze non è l’unico: spesso acquistiamo della merce di alta qualità che poi per mille motivi non riusciamo a vendere, anche perché senza un promemoria sottomano non possiamo individuare a colpo d’occhio tutti i prodotti da usare prima (ad esempio per creare un menù del giorno).

Insomma, non sempre riusciamo a intervenire prima che sia troppo tardi. E a dirla tutta se anche ci annotassimo tutte le date e creassimo dei promemoria su una rubrica virtuale non arriveremmo comunque mai a risolvere il vero e principale problema, che è quello di poter acquistare i prodotti che vogliamo (in offerta, in stock, uno per volta) e avere la possibilità di gestirli con estrema facilità, e quindi di evitare del tutto dannosi sprechi di derrate alimentari, possibili multe inaspettate e perdita di capitale, per non parlare del faticoso ma anche dispendioso lavoro di stoccaggio merci, e dell’ulteriore perdita di tempo per lo smaltimento dei prodotti non idonei.

Prova per un momento a pensare a quante volte invece ti è capitato, fermati un attimo a considerare quanto tempo, soldi e fatica hai sprecato ogni volta.

Con Qubì puoi gestire l’intera situazione delle scadenze senza sforzo e senza margine di errore. In che modo?

Grazie a semplici e intuitive tabs colorate che ti avvertono quando il prodotto sta per scadere (decidi tu quanti giorni prima vuoi essere avvisato).

Fino a quando il prodotto è vicino alla scadenza ma non è ancora scaduto le tabs sono di colore arancio e ti indicano la quantità ancora presente, e tu guadagni già due fondamentali vantaggi:

• vedi subito quali prodotti devi utilizzare per primi (e quindi dove concentrare le vendite)
• elimini facilmente tutti i problemi di prodotti in scadenza

Se tuttavia un prodotto dovesse scadere, il sistema ti avvisa con un cambio di colore (la stessa tabs da arancio diventa rossa).

Individuato il prodotto scaduto potrai subito intervenire con l’H.A.C.C.P.: ti basterà accedere alla sezione inventario del gestionale e registrare tempestivamente l’anomalia, la data e la causa, quindi provvedere immediatamente a mettere in quarantena i prodotti non utilizzabili.

Una volta smaltito il prodotto scaduto lo potrai eliminare dall’inventario, e con lui scomparirà anche la tabs.

Estremamente pratico, veloce e conveniente, non è vero?

Il Team di Qubì Software

Oggi vorremmo parlarti dell’importanza della scheda ricette, uno dei nostri capisaldi per l’ottimizzazione e la standardizzazione del Food & Beverage e No food cost!

Fino a poco tempo fa, ancora molti professionisti ritenevano che scrivere dettagliatamente una ricetta rappresentasse una perdita di tempo, o addirittura una mancanza di fiducia nelle proprie capacità.

Noi di Qubì Software al contrario abbiamo sempre creduto nell’importanza di questo metodo, che oggi è diventato una certezza per tutti in termini di utilità, e in tempi ancora non sospetti abbiamo portato avanti un progetto, che ora è realtà, per l’ottimizzazione e la standardizzazione delle ricette e delle basi di cucina e di sala, sfruttando la moderna tecnologia cloud.

Ma quali sono i vantaggi reali di una scheda ricetta o di una distinta base?

1) Innanzitutto far diminuire le incomprensioni. I malintesi e le discussioni frequenti, in cui a pagare spesso è qualcun altro e a rimetterci sempre il cliente, con il nostro sistema si riducono drasticamente. E forse non ci hai mai pensato, ma è proprio da qui che inizia la prima fase del risparmio.

2) La possibilità di migliorare la qualità del prodotto finale offerto al cliente. Tracciando quali sono i prodotti da utilizzare, i pesi e i passaggi da fare, vai automaticamente a standardizzare il piatto, quindi ad aumentare le possibilità che il piatto sia preparato sempre nello stesso modo.

(La portata di questa buona pratica è tutt’altro che indifferente, prova a riflettere su questa logica molto semplice ma lampante: se il cliente apprezza ciò che stai offrendo ritornerà nel tuo locale e parlerà bene della tua attività, ma se lo stesso cliente tornasse nel tuo esercizio più volte e ogni volta trovasse il suo piatto preferito preparato in modo differente, non rischieresti a un certo punto di perdere il cliente anziché fidelizzarlo?)

3) La sicurezza di dare sempre informazioni precise al cliente. Una volta standardizzato il piatto anche il personale di sala sarà in grado di fornire informazioni corrette su pietanze e bevande al cliente che ne faccia richiesta. In questo modo si evitano brutte figure, ma soprattutto si azzera il rischio di servire prodotti con ingredienti indesiderati.

4) La certezza di sapere quanto ti costa il piatto o la bevanda che stai servendo in termini di materie prime e prodotti utilizzati per la realizzazione. Se nel rivedere l’andamento della tua attività ti accorgi che i guadagni non sono stati sempre quelli che ti aspettavi, e per anni il tuo metodo per il calcolo del Food Cost ti ha fatto perdere soldi, anziché avere un adeguato margine di profitto, considera che puoi sempre riiniziare da oggi a fare bene, puoi riprendere il controllo della tua attività e ricominciare a far quadrare i conti.

Ma come sono organizzate le schede ricetta e in che modo Qubì ti consente un’adeguata gestione delle basi cucina e beverage?

• Grazie alla distinzione tra Ricette (piatti) e Ricette beverage (bevande) hai la possibilità di calcolare e catalogare facilmente sia ricette di beverage (es. cocktail) che di food (es. pollo al forno).

• In più, grazie alle schede Basi cucina (es. salsa al pomodoro) e Basi beverage (es. base caffè espresso) hai la possibilità di creare le tue basi in sezioni distinte, e di incorporarle alle tue ricette quando ne hai bisogno (ad es. per realizzare uno spaghetto al pomodoro, una penna all’arrabbiata o una linguina alla livornese).

• Grazie alla pratica funzione con spunte verdi e rosse hai la possibilità di accorgerti immediatamente se un piatto è indicato per un determinato soggetto, di gestire facilmente intolleranze, regole e scelte alimentari, e perché no di creare piatti più sfiziosi per vegani e vegetariani.

• Nelle distinte basi hai la possibilità di caricare foto, link web e video, procedimenti e tempistiche per la preparazione di un piatto (e in arrivo su tutte le applicazioni la possibilità di inserire foto e video per ogni passaggio).

• Per ogni piatto e base puoi calcolare in un attimo le KCAL, i principi nutritivi reali. (Siamo ancora gli unici a garantire la veridicità dei valori energetici forniti, sia per ricerca svolta dal team di ricerca dati che per calcoli reali forniti).

• Puoi calcolare il calo di peso degli ingredienti e ottenere il peso lordo, netto e cotto del piatto (grazie ad un potente algoritmo, a partire da uno dei tre dati Qubì riesce a calcolare i restanti due).

• La triplice visualizzazione ti permette di catalogare le tue ricette e le tue basi per categoria (sono già presenti tutte le categorie che ti servono, ma se lo desideri puoi crearne di nuove e personalizzarle in base alle tue preferenze).

• Puoi stampare la tua ricetta, oppure visualizzarla su qualsiasi dispositivo (smartphone, tablet, desktop, notebook) connesso ad una rete Internet o Wi-Fi.

• Grazie all’algoritmo intelligente di Qubì, i prodotti sono prelevati dal magazzino virtuale e da quello reale in ordine di scadenza. Questo significa che il costo del tuo piatto andrà di pari passo con l’utilizzo senza sprechi dei tuoi prodotti e aggiornato costantemente, e tu saprai sempre quanto ti costa con esattezza!

• Creare dei menù e scoprire subito la percentuale di Food & Beverage cost, come anche realizzare menù interi e lunghi e sapere immediatamente quanto ti costano.

Noi ti garantiamo, e per il momento siamo gli unici sul mercato a farlo, che tutti i calcoli e le funzioni del nostro gestionale danno un risultato corretto!

Entra anche tu nella grande famiglia di Qubì Software

Il Team di Qubì Software

Il primo vero grande problema in sostanza è sempre uno…
chissà quante volte ti sarai chiesto come fare a ridurre gli sprechi del reparto food & beverage, come ottimizzare e standardizzare il lavoro, ma soprattutto come fare a capire esattamente quanto costa la realizzazione di un piatto? Noi lo sappiamo bene, perché sono le stesse domande che ci siamo posti anche noi. Qubì è il software gestionale nato per rispondere a quell’interrogativo.

Qubì è la risposta. 

L’ammontare dello spreco in un’attività horeca è difficilmente immaginabile, ma è davvero una parte consistente, per via di tutti quei prodotti che utilizziamo per la realizzazione di un piatto. Ed è impensabile provare a tenere tutto sotto controllo affidandoci unicamente ai nostri calcoli e alla nostra memoria.

Il tema è lungo, ma non complicato per noi di qubì software che lo studiamo da tanto tempo. Grazie a quello che abbiamo imparato in tanti anni di lavoro e studio, oggi possiamo rendere il tuo lavoro davvero più semplice e produttivo.

 in modo particolare ti invitiamo a rivolgere l’attenzione a un argomento che forse ti sta a cuore proprio come a noi: i no food.

In molti hanno tentato di realizzare delle applicazioni per aiutare i professionisti del settore horeca a calcolare il food cost. Noi di qubì siamo andati oltre, con oltre 5 anni di sviluppo e più di 45 collaborazioni attive con ogni tipo di professionista.

Ma cosa intendiamo per no food?

I no food sono tutti quei prodotti che ci girano intorno in cucina: carta, pellicola, buste sottovuoto, spugne, detersivi, guanti usa e getta, una lista infinita di materiali che apparentemente non fanno pensare ad un costo ingente, ma che invece hanno un impatto tutt’altro che indifferente sulla realizzazione di un piatto, proprio perché vengono utilizzati senza che nessuno possa dare loro il giusto valore economico, ovvero l’esatta incidenza sul costo di realizzazione di un piatto.

E allora chissà quanto materiale hai sprecato e quanti soldi hai buttato senza rendertene conto.

Con qubì hai già 1700 no food caricati, puoi impostare la tipologia di acquisto per singolo pezzo o per confezione e decidere se il prodotto è utilizzato al peso (es. Il detersivo), a misura (es. Lo spago, la pellicola) o al pezzo (es. Gli stuzzicadenti), e in questo modo calcolare per ogni singola ricetta il costo preciso del no food utilizzato: per esempio per un arrosto con qubì potrai finalmente calcolare il costo dello spago in base alla lunghezza realmente utilizzata. L’inventario in duplice visualizzazione ti dirà quanto materiale hai consumato e quanto materiale hai ancora in giacenza.

I vantaggi immediati di questo sistema sono:

• Un inventario sempre pronto al check live e virtuale (fornito dal sistema tramite il confronta inventario);
• Un registro movimenti che ti dirà subito chi tra i tuoi collaboratori ha usato, acquistato o manipolato il materiale.

In più, attraverso le vendite giornaliere impostate con lo scarico automatico dei piatti non dovrai più effettuare uno scarico manuale dei prodotti con il rischio di commettere errori, e avrai sempre l’inventario aggiornato.

Il no food costituisce circa il 15 % dei costi in prodotti utilizzati, prova a pensare a quanti proventi potresti ritrovarti in più a fine anno se iniziassi a ridurre lo spreco di un 5% o se addirittura riuscissi a bloccare gli sprechi!

Con qubì software:

• Non avrai più il timore di avere sprechi di detersivi, buste sottovuoto, pellicola, carta, perché in base ai parametri che imposti nelle ricette qubì ti dirà in automatico dove avviene lo spreco, e chi lo sta compiendo.
• Potrai immediatamente capire da dove viene il problema ed intervenire con carta e dati alla mano.

E tutto questo lo puoi verificare di persona…

Prova qubì software gratuitamente, richiedi la demo dal nostro sito! Siamo sempre pronti a darti una mano, mettendo a tua disposizione l’assistenza dedicata di un nostro tutor, che sarà la tua persona di riferimento dal momento dell’acquisto e per tutta la durata della demo.

Il Team di Qubì Software

Qubì, il software per il calcolo del food cost è un gestionale cloud sempre in evoluzione: con qubì tutti gli aggiornamenti avvengono in automatico e senza costi aggiuntivi.
Ecco allora tutte le più recenti novità di qubì software che siamo sicuri apprezzerai.
A partire da oggi, con qubì, in più, potrai:

• Creare il tuo menu banchetti inserendo “0” (zero) come valore al costo del piatto, e calcolare in automatico il costo di un intero menu, o calcolare il costo delle bevande con un prezzo di vendita.
• Gestire le varie tipologia di menu in base alle esigenze della tua attività, o a quelle dei tuoi clienti, e sapere sempre qual è l’incidenza dei costi del food e beverage e il costo di un menu intero in modo rapido.

E le novità non finiscono…

A partire da questo momento potrai fare la spesa con un solo click, e con pochissimi passaggi inviare l’odine ai vari fornitori.

Fantastico vero?

Infine l’ultima e tanto attesa novità:

Stiamo terminando la realizzazione dei video tutorial professionali, con guida cartecea e immagini parlanti, di ogni singola sessione del gestionale. Da oggi in poi avrai a disposizione i video di spiegazione di tutte le principali funzioni, e video specifici sulle funzioni avanzate del software per il calcolo del food cost.

Per utilizzare qubì al massimo delle sue potenzialità e rendere il tuo lavoro sempre più performante, ti ricordiamo inoltre che puoi raggiungere l’area tutorial premendo il tasto denominato help, posizionato in alto a destra del tuo gestionale. Siamo sempre pronti a darti una mano e mettiamo a tua disposizione l’assistenza dedicata di un nostro tutor, che sarà la tua persona di riferimento dal momento dell’acquisto e per tutta la durata della demo. Poiché la nostra è un’assistenza a 360°, ci puoi contattare in ogni momento al nostro centro assistenza e richiedere supporto e assistenza immediati.

Il Team di Qubì Software